Коррупционные риски становятся более ярко выраженными в периоды серьезных потрясений и экономического спада.

Хорошо известный треугольник мошенничества говорит нам о том, что сочетание (1) финансового давления, (2) возможностей и (3) рационализации способствует мошенничеству.

Пандемия COVID-19 и связанный с ней экономический спад усилили все три точки треугольника.

1. Сотрудники, поставщики и клиенты (и их семьи) могут испытывать фактические или ожидаемые финансовые трудности (например, супруг (а) должностного лица теряет работу, инвестиции теряют значительную часть своей стоимости).

2. Внутренний контроль и нормальный уровень надзора могут ослабнуть или перестать функционировать (например, может отсутствовать нормальное разделение обязанностей или могут быть недоступны ИТ-системы).

3. Правонарушителям может быть легче найти оправдание нечестному поведению (например, люди могут счесть морально оправданным участие в мошенничестве, если это происходит в ответ на неотложные обстоятельства или если они считают, что это сходит с рук других).

Риски, связанные с работой из дома

Само собой разумеется, что работа из дома влечет за собой потерю взаимодействия начальник- подчиненный, которое обычно происходит в офисной среде. Как в прямом, так и в переносном смысле COVID-19 означает, что сотрудники предоставлены самим себе, что создает больше возможностей для недобросовестного поведения у некоторых сотрудников. Основными рекомендациями минимизации данного риска являются:

• Менеджеры должны время от времени связываться со своими сотрудниками по телефону или видеоконференцсвязи. Полная изоляция от руководства не всем сотрудникам идет на пользу.

• Запретить сотрудникам разрешать членам семьи использовать рабочие устройства в личных целях.

• Напомните сотрудникам не использовать социальные сети для размещения фотографий своего домашнего офиса или рабочего места.

• Вести протоколы для использования электронных подписей, особенно если сотрудники привыкли к бумажным формам и дают одобрение путем применения письменной подписи.

Риски, связанные с закупками

Закупочную деятельность сложно координировать и в лучшие времена. Но в нынешних обстоятельствах на закупки оказывается повышенное давление с целью:

• заниматься экстренными закупками

• соглашаться на изменения контракта

• использовать прямые переговоры и другие исключения из конкурентных процессов закупок

• быстро платить поставщикам, особенно если это малый бизнес

• полагаться на персонал при покупке товаров с использованием кредитных карт

Рекомендуем применять ряд мер для минимизации рисков, связанных с закупками:

• Если необходимо выполнить незапланированные закупки, настаивайте на вовлечении в процесс как минимум двух человек.

• Экстренные закупки сопряжены с большим риском, если поставщик неизвестен или не является участником установленной схемы предварительного отбора или контракта. Необходимо анализировать все проводимые необычные операции.

• Если процесс закупок осуществляется за пределами системы онлайн расчетов (например, если обычный финансовый представитель находится в автономном режиме или система недоступна), по крайней мере, задокументируйте решения в электронном письме или примечании к одновременному файлу.

• Поставщикам, возможно, придется полагаться на оговорки о форс-мажорных обстоятельствах в контрактах. Если контракты не содержат этих положений, компаниям следует опасаться принуждения поставщиков к невыполнимым срокам, что может способствовать недобросовестному поведению.

Риски, связанные с кибермошенничеством и онлайн-фальсификациями

Многие успешные кибермошенники используют подход социальной инженерии. То есть мошенничество заключается в выдаче себя за доверенного лица, например, старшего менеджера или сотрудника ИТ-отдела организации. В среде, где личное общение ограничено, кибермошенничество с социальной инженерией имеет больше шансов на успех.

Помимо соблюдения политики кибербезопасности компании должны соблюдать все меры предосторожности:

• в первую очередь предположите, что любой запрос на изменение номера банковского счета поставщика или сотрудника может быть попыткой мошенничества (проверьте запрос, позвонив соответствующему поставщику / сотруднику, не полагаясь на контактную информацию, содержащуюся в потенциально ложном сообщении электронной почты)

• поручить персоналу по счетам к оплате оспаривать любые подозрительные запросы на платеж, даже если они якобы исходят от старшего менеджера

• не оплачивать счета без двухстороннего сопоставления

• напоминайте сотрудникам, что нельзя открывать электронные письма или вложения и не переходить по ссылкам из ненадежных источников

Поддержание ценностей и этического поведения сотрудников

Компании должны иметь программу борьбы с мошенничеством и коррупцией. Учитывая текущие обстоятельства, разумно ожидать, что некоторые элементы этих программ придется приостановить. Такие инициативы, как очное обучение, разработка, внедрение и тестирование или контроль, внедрение новой политики, могут оказаться невозможными во время пандемии COVID-19. Зато использование онлайн каналов: онлайн обучение, видеоконференции набирают оборот.

Краткие напоминания сотрудникам о том, как минимизировать коррупционные риски, могут быть эффективными и должны дополнять существующие коммуникации с персоналом.